Compliance

Der Begriff "Hoftex Group AG" umfasst die Hoftex Group AG und alle verbundenen Unternehmen sowie die ERWO Holding AG und ihre verbundenen Unternehmen (§§ 15 ff. AktG). 

Der Begriff "Ombudsstelle" bezeichnet die Bereitstellung eines externen und unparteiischen Hinweisgebersystems durch die Hoftex Group AG, welches nach den nachfolgend definierten Anwendungsgrundsätzen arbeitet.

Die Hoftex Group AG betreibt eine unternehmensweites, transparentes, öffentlich und barrierefrei zugängliches Beschwerde- und Meldeverfahren. Alle Beschwerden und Meldungen von Mitarbeitenden oder Dritten werden - soweit gesetzlich zulässig - gleich behandelt.

Gemeldet werden darf grundsätzlich jedes Anzeichen für illegales Verhalten, das einen Unternehmensbezug zur Hoftex Group AG hat oder nicht den internen Unternehmensrichtlinien entspricht. Dies darf jedoch keine Vorwürfe wider besseres Wissen beinhalten. Im Zweifelsfall steht auch die Ombudsstelle zur Verfügung, um zu besprechen, ob eine Beobachtung in den Zuständigkeitsbereich der Ombudsstelle fällt.

Alle unten beschriebenen, befugten Personen sollten in der Lage sein, Verhaltensweisen, die nicht im Einklang mit dem Gesetz stehen oder nicht unserem Verhaltenskodex entsprechen, den verantwortlichen Personen zu melden, ohne Vorurteile oder andere derartige Auswirkungen befürchten zu müssen.

Mit der Ombudsstelle beteiligt sich die Hoftex Group AG zudem an einem Beschwerdeverfahren zur Umsetzung der Vorgaben des Lieferkettensorgfaltspflichtgesetzes (LkSG). Dies gibt folgenden berechtigten Personen die Möglichkeit, auf Menschenrechts- oder Umweltrisiken hinzuweisen oder Verletzungen von Menschen- oder Umweltrechten zu melden, die im Zusammenhang mit dem unternehmerischen Handeln der Hoftex Group AG oder ihrer Geschäftspartner stehen.

Berichte, die nicht mit dem beschriebenen Zweck in Verbindung stehen, können abgelehnt werden.

Ziel der Ombudsstelle ist es, Gesetzesverstöße, insbesondere Wirtschaftsdelikte (z. B. Korruption, Kartellverstöße, Betrug und Unterschlagung), im Zusammenhang mit der Hoftex Group AG sowie sonstige unternehmensbezogene Straftaten oder Verstöße gegen Compliance-Richtlinien oder Verhaltensstandards der Hoftex Group AG zu verhindern und aufzuklären. Die Ombudsstelle bemüht sich zudem, die Verletzung von Menschen- und Umweltrechten zu verhindern.

Die Ombudsstelle steht allen aktuellen und ehemaligen Mitarbeitenden, einschließlich Auszubildenden, Zeitarbeitskräften und Praktikanten, sowie Geschäftspartnern der Hoftex Group AG (nachfolgend "Meldeberechtigte") zur Verfügung.

Die qualifizierte Bearbeitung aller bei der Ombudsstelle eingehenden Meldungen erfolgt nach einem standardisierten Verfahren der Baker Tilly Rechtsanwaltsgesellschaft mbH. 

Bei Vorliegen von Hinweisen bei der Ombudsstelle wird stets das weitere Vorgehen zwischen der Ombudsstelle und dem Hinweisgebenden vereinbart, es sei denn, dieser soll anonym bleiben. Nach Erhalt werden die Informationen einer qualifizierten Prüfung unterzogen, um ihre Glaubwürdigkeit und Plausibilität zu überprüfen. Zudem wird eine erste Einschätzung der Rechtslage vorgenommen und Empfehlungen für das weitere Vorgehen ausgesprochen. Eine gesonderte Ermittlung des Sachverhalts findet nicht statt. Der Hinweisgebende erhält eine qualifizierte Rückmeldung, wenn er der Ombudsstelle bekannt ist.  

Sobald der Bericht geprüft und eine Vorgehensweise vereinbart wurde, leitet die Ombudsstelle den Fall zur Bearbeitung und Klärung an die zuständige Abteilung innerhalb der Hoftex Group AG, in der Regel den Compliance Officer, weiter. Während der Untersuchung prüft die zuständige Stelle alle relevanten Unterlagen, spricht mit Zeugen und Betroffenen und analysiert - falls erforderlich - elektronische Daten. Am Ende der Untersuchung werden die Ergebnisse in einem Bericht zusammengefasst und in der Regel an die internen Abteilungen gesendet, die diese Informationen benötigen. Mögliche Ergebnisse der Sachverhaltsermittlung sind Empfehlungen für Disziplinarmaßnahmen (z. B. Kündigung, Verwarnung, Versetzung) oder für andere Abhilfemaßnahmen, z. B. im Risikomanagement oder bei anderen internen Prozessen.

Wichtig: Alle Mitarbeitenden, die bei der internen Sachverhaltsermittlung helfen, müssen sich an bestimmte Verhaltensregeln halten, wie zum Beispiel:

• Die meldende Person muss geschützt werden! Weder Namen noch Details dürfen ohne Angabe von Gründen preisgegeben werden.
• Jeder muss sich an das Gesetz und die internen Vorschriften der Hoftex Group AG halten.
• Jede Tatsachenfeststellung muss fair und mit Respekt durchgeführt werden. Alle Fakten müssen objektiv und gewissenhaft bewertet werden.
• Die Betroffenen haben das Recht, gehört zu werden.
• Daten und Informationen sind vertraulich zu behandeln.
• Sobald der Mitarbeitende erkennt, dass er sich in einem Interessenkonflikt befindet, d.h., dass es ihm aus persönlichen Gründen schwer fällt, die Untersuchung objektiv durchzuführen, muss er dies melden. Die Ermittlungsabteilung übergibt den Fall dann an einen anderen Mitarbeitenden.
• Das Compliance Office kann den Fall schließen, wenn der Bericht unvollständig oder nicht verständlich war.
• Soweit möglich und rechtlich zulässig, informiert die Ombudsstelle den Hinweisgebenden innerhalb von drei Monaten über die getroffenen Maßnahmen – auch wenn die Klärung der Angelegenheit bis dahin noch nicht abgeschlossen ist.

Ja, jede meldeberechtigte Person hat die Möglichkeit, die Meldung anonym einzureichen. Gibt die anzeigeberechtigte Person ihre Identität preis, behandelt die Ombudsstelle diese Identität auf Antrag dieser Person vertraulich.

Die Ombudsstelle versichert, dass sie unter keinen Umständen den Namen des Hinweisgebenden an die Hoftex Group AG weitergeben wird, wenn der Hinweisgebende anonym bleiben möchte. Die Hoftex Group AG verzichtet vertraglich auf Auskunftsersuchen gegenüber der Ombudsstelle.

Nur in Fällen, in denen der Hinweisgebende der Ombudsstelle ausdrücklich erlaubt, die mitgeteilten Informationen weiterzuleiten und seine Identität an die Hoftex Group AG preiszugeben, gibt die Ombudsstelle diese Daten an die autorisierten Ansprechpartner der Hoftex Group AG weiter.

Bei anonymen Meldungen ist zu beachten, dass die Kommunikation mit anonymen Hinweisgebenden schwierig oder gar unmöglich sein kann. In solchen Fällen ist es der Ombudsstelle nicht möglich, dem anonymen Hinweisgebenden eine Rückmeldung zur Bearbeitung seines Falles zu geben. Auch die Aufklärung des Sachverhaltes kann dadurch erheblich erschwert werden.

Als zugelassene Rechtsanwälte ist die Ombudsstelle fachlich und rechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Die Ombudsstelle wird den Bericht oder Informationen aus der Meldung nur dann an Dritte (einschließlich der Hoftex Group AG) weitergeben, wenn der Hinweisgebende dem ausdrücklich zugestimmt hat.

Die Ombudsstelle unterliegt in Bezug auf eingereichte Meldungen keinerlei Weisungen Dritter, insbesondere nicht der Hoftex Group AG. Die Ombudsstelle ist unparteiisch. Insbesondere steht es ihnen frei, den Sachverhalt zu beurteilen und mit dem Hinweisgebenden zu kommunizieren.

Die Hoftex Group AG erwartet von ihren Mitarbeitenden, dass sie gemeinsam Verantwortung für die Einhaltung gesetzlicher und interner Vorschriften übernehmen.

In diesem Zusammenhang ist die Inanspruchnahme des zur Verfügung stehenden Meldeverfahrens und die Meldung von missbräuchlichem Verhalten im Geschäftsverkehr, über das Unternehmen betreffende Strafsachen oder über Verstöße gegen unternehmensinterne Vorschriften zu begrüßen.

Wir weisen jedoch ausdrücklich darauf hin, dass die Nutzung dieses Verfahrens völlig freiwillig ist, sofern nicht bereits gesetzliche oder vertragliche Mitteilungspflichten bestehen.   

Hinweis: Gesetzliche oder vertragliche Meldepflichten dieser Art bestehen derzeit nur, wenn eine unmittelbare, erhebliche Gefahr für Sicherheit oder Gesundheit im Unternehmen besteht oder ein Mangel im betrieblichen Arbeitsschutz festgestellt wird oder wenn eine erhebliche Gefahr für Personen- oder schwerer Sachschäden für das Unternehmen besteht, die derzeit noch vermeidbar sind.

Alternativ zu der hier beschriebenen Möglichkeit der Meldung über die Ombudsstelle können Mitarbeitende der Hoftex Group AG, Geschäftspartner und sonstige Dritte Compliance-relevante Angelegenheiten auch an die E-Mail-Adresse compliance@hoftexgroup.com melden.

Die Kontaktdaten der Ombudsstelle finden Sie oben auf dieser Seite. Auskünfte können persönlich, telefonisch, schriftlich oder über elektronische Medien (E-Mail, SMS) erteilt werden. 

Verfügbarkeit:

• Per Telefon: Mo-Fr 8:00 bis 18:00 Uhr (Mitteleuropäische Zeit)
• Persönlich: nach Vereinbarung
• E-Mail, SMS: jederzeit  

Informationen können in deutscher oder englischer Sprache zur Verfügung gestellt werden. Berichte in anderen Sprachen können per E-Mail eingereicht werden. Diese werden maschinell übersetzt. In diesen Fällen wird eine Antwort immer auf Englisch gegeben. Bei Verdacht auf schwerwiegende Verstöße wird ein zur Vertraulichkeit verpflichtetes Übersetzungsbüro hinzugezogen, um die Kommunikation in der Sprache des Hinweisgebenden zu ermöglichen.

Nein. Dem Hinweisgebenden entstehen durch die Inanspruchnahme der Ombudsstelle keine Kosten.

Nein. Jede Form der Diskriminierung von Hinweisgebenden ist gemäß des Verhaltenskodexes der Hoftex Group AG strengstens untersagt.   

Personen, die in gutem Glauben Beschwerden oder Berichte einreichen, werden dafür nicht bestraft. Wenn Sie glauben, dass Sie oder eine andere Person Vergeltungsmaßnahmen ergriffen haben oder dass Sie oder eine andere Person in irgendeiner Weise Vergeltungsmaßnahmen erhalten haben, weil Sie eine Beschwerde eingereicht haben, benachrichtigen Sie die Suedwolle Group bitte unverzüglich über einen der Meldekanäle des Unternehmens.